Functioneel beheer is tegenwoordig veel meer dan alleen technisch applicatiebeheer. Het gaat over het tegemoetkomen aan de behoeften van de eindgebruiker, met de inzet van informatiesystemen en processen. Het gaat over het oplossen van uitdagingen en verschil maken: iets waar we allemaal juíst naar op zoek zijn. En als functioneel beheerder hoort het bij je dagelijkse bezigheid! Of lees verder om alles te weten te komen over functioneel beheer en werken als functioneel beheerder.
Wat voor impact maak je als functioneel beheerder?
Ga je aan de slag als functioneel beheerder? Dan lever je daarmee een waardevolle bijdrage aan het vernieuwen van de organisatie. Waardoor patiënten, cliënten, klanten en burgers sneller en beter geholpen worden. Hoe je dat doet? Jij zorgt dat de systemen beter aansluiten op het werkproces van de eindgebruikers door te schakelen met ICT en de softwareleveranciers en kijkt vooruit naar potentieel problematiek zodat dat op tijd wordt ondervangen. Effectief betekent dit dat de ambtenaren, zorgverleners en ziekenhuismedewerkers meer tijd kunnen besteden aan hun kerntaak: mensen helpen. Dankzij het werk van de functioneel beheerder worden patiënten, cliënten, klanten en burger sneller en beter geholpen.
Wat is een functioneel beheerder
Een functioneel beheerder is een verbinder. Als functioneel beheerder zorg je voor de verbinding tussen het werkproces en het systeem. Zodat alles perfect aansluit op elkaar en aansluit op de behoefte van de eindgebruiker. De functioneel beheerder dient als een brug tussen de bedrijfsvoering en de ICT. Zij staan klaar voor vragen van de gebruiker en zijn verantwoordelijk voor het doorvoeren van verbeteringen in het systeem. Als functioneel beheerder ben je constant bezig met de vragen:
- Wat heeft de eindgebruiker nodig?
- Werkt het systeem nog goed?
- Wat maakt het systeem beter?
- Wat is er mogelijk voor de ICT afdeling?
- Wat is er mogelijk voor de softwareleverancier?
Vroeger was de functie van functioneel beheerder veel technischer dan nu. Tegenwoordig gaat het over het tegemoetkomen aan de behoeften van de eindgebruiker, met de inzet van informatiesystemen en processen. Een functioneel beheerder is iemand die gaat over het oplossen van uitdagingen en verschil maken voor het werk van collega’s.
Wat doet een functioneel beheerder?
Een functioneel beheerder maakt impact door de schakel te zijn tussen IT, de eindgebruiker en leveranciers. Zij verbeteren het proces door écht te luisteren. En wat het oplevert? Patiënten, cliënten, klanten en burgers die sneller en beter geholpen worden. Dat verschil maakt een functioneel beheerder.
"Net-afgestudeerden beseffen vaak niet dat functioneel beheer een breed en interessant werkgebied is."
- Ineke van Adrichem, Hoofd Informatievoorziening en Teamleider Functioneel Applicatiebeheer bij Bravis Ziekenhuis
Een functioneel beheerder lost incidenten op voor de eindgebruikers. Concreet zit veel tijd van de functioneel beheerder in gebruiksbeheer. Het ondersteunen van de gebruikers door te luisteren naar hun behoeftes. Tegenwoordig zitten organisaties vol met onmisbare informatiesystemen. Het kan gebeuren dat er zich een incident voordoet omtrent een van de informatiesystemen of informatievoorzieningen. De functioneel beheerder lost die incidenten op, zorgt dat het incident goed wordt gelogd om terugkerende problematiek snel in beeld te krijgen. Als je iets meer ervaring opbouwt ga je als functioneel beheerder je ook bezighouden met andere taken.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan een stukje functionaliteitenbeheer. Hierbij beantwoord je de vraag: “Voldoet het informatiesysteem of de informatievoorziening aan de gestelde eisen?” Dus als de gebruiker een behoefte heeft van een informatiesysteem en een wijziging wordt dan doorgevoerd, werkt het dan wel goed? Voldoet het aan alle benodigde specificaties. Je draait hierbij een acceptatietest om te zien of de resultaten van het systeem na een wijziging acceptabel is. Zo hou je de kwaliteit en de functionaliteit van de systemen waar je mee werkt hoog.
Nog een belangrijke taak is een stuk analyse. Als de incidenten goed geadministreerd worden, komen veel voorkomende problemen snel in beeld. Als functioneel beheerder ga je op zoek naar de hoofdoorzaak achter veel voorkomend incident. Je zoekt de hoofdoorzaak op, zorgt voor een wijziging in het systeem, controleert of die acceptabel is en weet zo toekomstige incidenten te ondervangen. Maar ook als een probleem nog geen incident is geworden. Door de informatiesystemen en informatievoorziening goed te analyseren loop je voor op toekomstige incidenten.
Herken je jezelf?
Herken jij je in deze competenties of zou je ze graag willen ontwikkelen? Werp een blik op de verschillende vacatures die wij momenteel open hebben.
De toekomst van functioneel beheer
De nieuwe functioneel beheerder kijkt naar het hele proces. functioneel beheer is van origine vooral een technisch en uitvoerend vakgebied, en stond beter bekend als Technisch Applicatiebeheer. Deze afdeling was vooral verantwoordelijk voor het inrichten en draaiende houden van het informatiesysteem van een organisatie, en werd dan ook wel eens ‘de helpdesk’ genoemd. Maar tegenwoordig omvat de rol van functioneel beheerder veel meer dan dat. In de afgelopen jaren is de functioneel beheerder gegaan van puur bezig zijn met techniek naar kijken naar het gehele proces.
De focus ligt inmiddels namelijk veel meer op het op elkaar laten aansluiten van het werkproces en het systeem, passend bij de behoeften van de eindgebruiker. De functioneel beheerder van vandaag is hiermee de schakel tussen de eindgebruiker, IT en de leveranciers. Dagelijks wordt er met kleine acties gewerkt aan het leveren van een grote impact.
Technische Applicatiebeheerder
- Sterke focus op techniek
- Intern gericht
- Reactief
- Uitvoeren
- Terugkijken
- Kennis
Functioneel Beheer
- Sterke focus op eindgebruiker
- Gericht op het hele systeem
- Proactief
- Doorvragen en adviseren
- Voorspellen
- Overzicht en inzicht
Tegenwoordig is een functioneel beheerder iemand die proactief werkt, doorvraagt en adviseert, en overzicht en inzicht houdt op het gehele proces, terwijl er gewerkt wordt aan kleine onderdelen van het proces. ‘Dat is de nieuwe functioneel beheerder’.
Welke houding heb je nodig als functioneel beheerder
Om toekomstbestendig te blijven, en te voldoen aan de wensen van de eindgebruiker, focussen organisaties zich steeds meer op de patiënt, cliënt, klant en burger. Het proces wordt zoveel mogelijk gestandaardiseerd, om tijd en ruimte over te houden voor persoonlijke aandacht. Een functioneel beheerder moet daarom goed door kunnen vragen, luisteren en de antwoorden vertalen naar werkbare functionaliteiten die gebouwd kunnen worden om de informatiesystemen te verbeteren.
Dit vraagt om een nieuwe houding, die de functioneel beheerders van nu moeten hebben om van waarde te zijn voor hun organisaties:
- Niets voor lief nemen en doorvragen
- Nieuwe dingen proberen en veel experimenteren
- Buiten gebaande paden durven gaan
- Openstaan voor verandering en collega’s hierin meenemen
- Geen ‘u vraagt, wij draaien’-mentaliteit
"De kracht van een goede functioneel beheerder zit 'm in het vragen stellen: door de 'waarom-vraag' te stellen blijf je als organisatie doorontwikkelen en groeien."
– Henk Bronkhorst, Team Manager functioneel beheer bij Pluryn
Welke competenties heb je nodig als functioneel beheerder?
Doordat de rol van functioneel beheerder door de jaren heen is veranderd verschuift het profiel van ‘harde’ eisen als opleiding, kennis en werkervaring, naar ‘zachte’ competenties als communicatieve vaardigheden, organisatiebewustzijn en drijfveren. De nieuwe functioneel beheerder moet vanuit processen kunnen denken, over analytisch vermogen beschikken en collega’s en betrokkenen op de juiste manier mee kunnen nemen in veranderingen.
Bij The New Crew selecteren wij daarom niet (puur) op vooropleiding, kennis en werkervaring. Wij zoeken vooral naar een match op het gebied van persoonlijkheid, talent en drijfveren. En wat zijn dan de nieuwe competenties waar een functioneel beheerder aan moet voldoen? Nou:
Sterke communicatieve vaardigheden
“Je moet niet alleen goed kunnen luisteren, maar vooral ook durven vragen. Daarnaast moet je op een tactische manier kunnen bemiddelen, overtuigen én mensen mee kunnen krijgen, zodat je draagvlak kunt creëren voor de vernieuwing van de bestaande applicatie en processen.”
Vanuit processen denken en overzicht bewaren
“Het is belangrijk dat je vanuit overkoepelende processen kan denken. Dit betekent dat je bestaande en nieuwe werkmethodes om moet kunnen denken naar een logisch – en het liefst zoveel mogelijk gestandaardiseerd – systeem. Terwijl je het geheel overziet, ga je op detailniveau aan de slag. Je bent analytisch sterk en kunt snel fouten signaleren.”
Bewust zijn van belangen en (mogelijke) gevolgen
“Als functioneel beheerder heb je met veel verschillende interne en externe stakeholders te maken. Je moet dan ook de balans kunnen vinden tussen de belangen van de gebruiker (je collega’s), IT en de leveranciers. En natuurlijk nooit de eindgebruiker – de patiënt, cliënt, klant of burger – uit het oog verliezen. Je moet kunnen overzien dat kleine aanpassingen grote gevolgen kunnen hebben.”
Leergierig en geduldig zijn
“Je moet grote en complexe systemen willen begrijpen, maar hier wel geduld in kunnen hebben. Je kan simpelweg niet alles in één dag begrijpen en toepassen. Houd er ook rekening mee dat eindgebruikers ook niet alles in één dag gaan (of willen) begrijpen. Een goede test voor je geduld.”
Behulpzaam
Een functioneel beheerder werkt met IT én met de eindgebruiker van informatiesystemen binnen een bedrijf. Voor beide partijen heeft de functioneel beheerder een behulpzame ondersteunende rol. Ze hebben je allebei hard nodig.
Hoe word je functioneel beheerder?
Voorheen was het zo dat je als functioneel beheerder een HBO diploma of werk- en denkniveau nodig had. Je moest specifieke kennis hebben van processen binnen organisaties en allerlei technieken en methodes voor het analyseren van informatie. Om maar niet te spreken over alle BiSL, Prince II, ITIL, ASL of TMap certificeringen. En begrijp ons niet verkeerd al die certificeringen zijn nog zeker een pré.
Bij The New Crew geloven we in de persoon achter het cv. Het is onze ervaring dat een startende functioneel beheerder vooral de juiste competenties moet bezitten. Als deze zachte eisen of soft skills aanwezig zijn dan kan het hard gaan. We weten tegenwoordig dat een functioneel beheerder een razendsnelle start kan maken indien die in bezit is van de juiste competenties. En dat staat niet op het cv. Het vak van functioneel beheerder is prima te leren on-the-job, zeker met de extra trainingen die wij bieden in de Crew Class.
In de Crew Class zorgen wij dat jonge mensen de professionele ontwikkeling krijgen die zij nodig hebben om goed op stoom te komen. Wij leren hen hoe zij omgaan met uitdagende situaties op de werkvloer en zorgen voor veel begeleiding en sturing.
Daarnaast bieden we ook vakinhoudelijke trainingen zoals die voor beginnende functioneel beheerders. Zo kun je meteen lekker geld verdienen en toch de certificaten verzamelen die je nodig hebt voor je nieuwe baan als functioneel beheerder.
Meer weten?
Wil je meer weten over hoe jij functioneel beheerder kunt worden? Bel of app met 0639844599 en stel direct al jouw vragen aan onze recruiters!
Wat verdient een functioneel beheerder?
Als beginnend functioneel beheerder ligt jouw salaris doorgaans tussen de €2400,- en €2700,-. Doe je het al een tijdje of heb je veel ervaring? Het salaris van een senior functioneel beheerder kan zelfs oplopen tot €4000,-!
Wat zijn de doorgroeimogelijkheden van een functioneel beheerder?
Als functioneel beheerder zijn er een tal aan interessante doorgroeimogelijkheden. Zo kun je natuurlijk senior functioneel beheerder worden. Maar ook business analyst, informatieanalyst, projectmanager, teamleider, testmanager of informatiemanager.Natuurlijk is het zo dat omdat de functie als functioneel beheerder precies tussen de bedrijfsvoering en ICT in staat is het altijd mogelijk om meer richting de business of juist de techniek te bewegen. Zat groei te pakken dus als je maar wil en je inzet.
Waar werkt een functioneel beheerder?
Als functioneel beheerder sta je midden in de organisatie. Je bent de schakel tussen de eindgebruiker en ICT of softwareleverancier. Aan de ene kant zorg je dat je de bedrijfsvoering ondersteunt door goed naar hen te luisteren, goed door te vragen en te zorgen dat je alle huidige en toekomstige incidenten omtrent de informatiesystemen en informatievoering weet op te pakken. Tegelijkertijd spreek je de technische taal van het ICT-vakjargon en kun je jouw technische collega’s haarfijn uitleggen waar de eindgebruiker tegenaan loopt en wat er gewijzigd moet worden om hun werk beter te kunnen ondersteunen.
“Je bent heel technisch bezig met de leveranciers, maar aan de andere kant kijk je juist ook vanuit de zorg waar er behoefte aan is.”
– Jort Nieuwenhuis, talent The New Crew en functioneel beheerder bij Pluryn
De functioneel beheerder werkt precies daar waar alle processen samenkomen. Door deze centrale rol heb je met veel mensen contact en zullen veel mensen jou kennen en nodig hebben. Zo maak je snel veel vrienden en heb je altijd wel iemand om mee te kletsen tijdens de vrij-mi-bo.
Wat doet the New Crew voor jou?
Wij zijn The New Crew, en wij geloven in jong. In nieuw. In talent. We zijn daarmee een matchmaker tussen de jonge generatie en maatschappelijk betrokken werkgevers die geloven in de kracht van talent.
Voor ambitieuze en leergierige starters gaan wij op zoek naar de juiste organisaties die bij hun drijfveren passen. Aan de hand van training en begeleiding geven we onze talenten de juiste carrièrestart, en ondersteunen we hen om vernieuwing te brengen in de maatschappelijke organisaties waar ze voor gaan werken.
- Ieder talent krijgt een jaar lang persoonlijke begeleiding en klassikale training via onze Crew Class.
- We geven een specifieke training over functioneel beheer, waarbij je examen doet om het gerenommeerde BiSL-certificaat te verkrijgen.
- We geven ook o.a. LEAN trainingen die specifiek voor functioneel beheerders heel waardevol zijn.
- 85% van de talenten die starten, stroomt na een jaar in bij de organisatie, waar ze doorgroeien naar een senior rol.
- Onze Crew van Adviseurs, Recruiters, Talent Trainers en Talent Managers staat klaar voor de jonge talenten, om verschil te maken in ziekenhuizen, zorginstellingen en bij de overheid/gemeenten.
Een goede onboarding als functioneel beheerder
Een goede onboarding is onze beleving onmisbaar als je als beginnend functioneel beheerder aan de slag gaat. Onze ervaring is dat een startende functioneel beheerder – met de juiste competenties – razendsnel effectief is binnen een organisatie. Je leert het vak on-the-job en eventueel via aanvullende inhoudelijke trainingen. We kunnen tegenwoordig eerder swipen dan lopen, dus de techniek komt meestal wel goed.
Het is wél belangrijk dat de onboarding binnen een organisatie goed is geregeld. De systemen moeten klaar staan, en er moet een ervaren medewerker beschikbaar zijn die je wegwijs kan maken in de organisatie. Niet alleen voor de benodigde IT-skills, maar zeker ook op de eerder genoemde competenties.
Bij The New Crew trainen en begeleiden wij beginnende medewerkers een jaar lang in de onze Crew Class. Hierdoor kan jij je samen met je nieuwe manager focussen op de inhoud en word je tijdens de Crew Class door onze Talent Trainers en Talent Managers getraind in de ‘soft skills’.
“De valkuil is het woordje ‘te’. Zoals in ‘te snel’ willen gaan. Je moet rust hebben om het juiste te kunnen doen. En je moet om kunnen gaan met ‘te langzaam’ vooruitkomen. (Grote) veranderingen kosten nu eenmaal tijd, daar moet je tegen kunnen.”
– Henk Bronkhorst, Team Manager functioneel beheer bij Pluryn
Wij besteden aandacht aan wat jij nodig hebt
Na het inwerken vinden wij het enorm belangrijk om goed in contact met je te blijven en te evalueren: Gaat het nog goed? Waar loop je tegenaan? Waar wil je naartoe? Op deze manier zorgen wij ervoor dat jij in je nieuwe rol als functioneel beheerder je gehoord en gezien voelt, je verbonden voelt met de organisatie én weet welke doorgroeimogelijkheden er voor je zijn.
Tijd voor een stukje verwachtingsmanagement: verwacht niet dat je in één dag meteen een volwaardig functioneel beheerder bent. Dat kost tijd. En die tijd willen we jou geven bij The New Crew. Je hebt nog alle tijd om de hele organisatie op z’n kop te zetten met al jouw innovatieve ideeën.
De groei naar een succesvolle functioneel beheer heeft zowel voor het talent als de organisatie tijd nodig. En met deze tijd komt de gewenste verandering, door met een frisse en open blik naar systemen en processen te kijken, kritische vragen te stellen en aanpassingen gezamenlijk en beetje bij beetje door te voeren.
Ontwikkel je in de Crew Class
Onze Talent Trainers en Talent Managers ondersteunen je een jaar lang met trainingen en begeleiding. Zo leg je dé basis voor jouw toekomstige carrière.
Op zoek naar een organisatiecultuur die jou verder brengt
The New Crew weet wat voor organisatiecultuur jou verder brengt. Hier kiezen wij onze werkgevers op uit en wij adviseren hen ook actief om een cultuur te vormen waar iedereen prettig kan werken.
Om te zorgen dat jij kunt floreren gaan wij op zoek naar organisaties met de volgende belangrijke elementen binnen de gehele organisatiecultuur:
Fouten maken mag
Een veilige werkomgeving waarin het oké is om (onbewuste) fouten te maken. Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Natuurlijk wil niemand dat, zeker niet in maatschappelijke organisaties, waar het maken van fouten direct in verbinding staat met het naleven van wet- en regelgeving. Het belangrijkste is dat iedereen de tijd krijgt om te leren van hun fouten, zodat zij dit niet nog een keer hoeven te doen. Als functioneel beheerder is een bepaalde mate van zelfstandigheid, en ruimte voor het vinden van creatieve oplossingen voor kleine(re) problemen erg prettig.
Duidelijke kaders en verwachtingen
Een van de grootste energielekken als je begint bij een nieuwe baan is onduidelijkheid over wat er van je verwacht wordt en of je het werk goed doet. The New Crew probeert altijd expliciet te achterhalen welke werkzaamheden er in jouw takenpakket zitten en moedigt werkgevers aan om voldoende autonomie te geven om dit (deels) zelf in te richten. Het is wetenschappelijk bewezen dat meer autonomie leidt tot meer werkgeluk, dus wij gunnen jou vooral het vertrouwen dat je nodig hebt om gelukkig te zijn in je baan.
Tijd om te experimenteren
Alle medewerkers in alle lagen van een organisatie, van jong tot oud, junior tot senior, uitvoerend tot management – hebben vaak ideeën genoeg, maar een gebrek aan tijd om te werken aan het uitvoeren van deze ideeën. Google kan hierin als voorbeeld dienen voor veel organisaties: zij geeft medewerkers de ruimte om 20% van hun werktijd vrij te besteden aan eigen projecten of het leren van nieuwe vaardigheden. Daarom adviseren wij werkgevers om de agenda’s van functioneel beheerders niet vol te plannen maar ruimte te laten om te leren, te experimenteren en te innoveren.
Ruimte voor ideeën
Niet iedere medewerker staat vooraan om veranderingen door te voeren. Maar wij zoeken organisaties die steun bieden aan degenen die dit juist wél willen. De koplopers. Want, je kan het niet alleen. Als je het gevoel hebt dat je het verschil kunt maken voel je je beter. Je bent meer gedreven en gaat harder omdat je daadwerkelijk kunt zien wat jouw impact is. Hoe mooi is het als je je gewaardeerd en erkend voelt.
Leidinggevenden met lef
De manager of leidinggevende speelt een belangrijke rol in jouw werkplezier. Wij dagen werkgevers uit om een nieuwe functioneel beheerder te laten meedenken over organisatorische vraagstukken. Zo ontdekken zij waar jouw kracht ligt, en kun je samen bepalen waar en op welke manier jij het meest van toegevoegde waarde bent. Wie weet welke kansen en mogelijkheden hier uit voortkomen!
Balans tussen ervaren en onervaren medewerkers
Kansen ontstaan vaak in een dynamische omgeving. The New Crew stimuleert en streeft naar het creëren van werkomgevingen waar diversiteit is op het gebied van leeftijd, opleidingsniveau, achtergrond en functie. Ook de dynamiek tussen ervaren en onervaren medewerkers creëert mogelijkheden en brengt energie en levendigheid met zich mee.
Altijd de nieuwste vacatures? Schrijf je in
Spreekt een functie als Functioneel Beheerder wel aan? Maar staat jouw ideale functie er nog niet tussen? Stuur je gegevens en we zoeken de perfecte match voor je.