Agendamanagement tips die jij kunt meegeven aan nieuwe medewerkers. De tips van Talent Manager Marlou!

Is jouw talent in dienst via The New Crew? Dan krijgen ze altijd een persoonlijke Talent Manager. Elke maand spreekt de Talent Manager met jouw starter. Zo bespreken ze de ontwikkeling en sparren ze over praktische tips. Dit helpt het talent verder in efficiënt en zelfverzekerd werken. Het gebeurt vaak dat talenten in de eerste weken ontdekken dat ze eigenlijk nog niet weten hoe ze grip kunnen krijgen op hun agenda en de indeling van hun werkzaamheden. Waar te beginnen en waar moet je op letten? Gedurende het ontwikkelingsgesprek exploreren we samen naar de juiste vorm en oplossing. Dit soort gesprekken zijn heel waardevol voor talenten omdat het ze iets concreets geeft waar ze direct mee aan de slag kunnen en resultaten mee boeken. Dit is tevens een mooi moment waar ik als talentmanager echt waarde kan toevoegen en het verschil kan maken samen met het talent. Hieronder deel ik een aantal tips die veel talenten met succes hebben toegepast:

Ontdekken en ondersteunen van starters

Het gebeurt vaak dat talenten in de eerste weken ontdekken dat ze eigenlijk nog niet weten hoe ze grip kunnen krijgen op hun agenda en de indeling van hun werkzaamheden. Waar te beginnen en waar moet je op letten? Alle starters die werken via The New Crew krijgen een Talent Manager. Elke maand spreekt jouw starter met de Talent Manager over ontwikkeling, efficiënt werken en praktische tips. Samen kijken ze naar de passende oplossing. Waardevol voor jouw organisatie, de starter en leuk voor onze Talent Managers!

Agendamanagement is een thema dat we vaak terug zien komen. Daarom geeft onze Talent Manager Marlou jou concrete tips waarmee jij jouw talent kunt ondersteunen.

Zorg dat de prioriteiten helder zijn

Starter of niet. Een nieuwe baan is altijd even uitvogelen. Maar om een goede planning te kunnen maken is het van belang dat jouw starter weet welke taken prioriteit hebben. Kijk dus kritisch naar de taakomschrijving en geef duidelijke deadlines mee. Zo weet jouw nieuwe collega precies wat nu ingepland moet worden en wat nog even op de plank mag liggen.

Maak een realistische planning haalbaar

Een starter is ambitieus. Een valkuil hiervan is om alles te strak in te plannen. Mijn tip is om mee te geven dat ruimte innemen normaal is. Idealiter doet een talent 1 uur over een taak. De neiging is om 1 uur in te plannen. In de praktijk zie je dat er veel onverwachtheden zijn op een dag. Hierdoor wordt deze taak wellicht 1,5 uur. Geef het vertrouwen dat 1,5 inplannen geen probleem is. Andere voorbeelden zijn: ruimte geven voor voorbereidingstijd, reistijd of tijd om te evalueren. Zo heb je een grotere kans dat jouw starter direct de to-do’s uit de afspraak kan verwerken.

Leg de plansystemen uit

Veel bedrijven werken met één agendamanagement systeem. Denk aan Microsoft of Google. Leg tijdens de onboarding deze systemen goed uit. Zo help je de starter om focus aan te brengen in de planning. 3 boekjes en 5 losse blaadjes worden 1 systeem. Deze systemen hebben vaak verschillende functies die nog niet altijd bekend zijn. Denk aan focusblokken. Laat een ‘to-do-blok’ maken in de agenda met in de notities de to do’s. Zo voorkom je dat het talent te veel losse to do’s van minder dan een half uur in je agenda krijgt.

Accepteer de planning

Bij efficiënt werken, prioriteiten stellen en plannen hoort ook ‘Nee’ zeggen. Vaak zien we dat er veel vraagjes even bij het talent worden neergelegd. Dit laat de planning overstromen en kan een reactie van verwarring geven. Denk dus voordat je iets vraag aan de volgende punten:

Is het terecht dat je dit vraagt aan het talent, rekening houdend met de planning?
Heeft de vraag prioriteit?
Kunnen jullie samen kijken naar een verschuiving van agenda blokken?

Houd er altijd rekening mee dat een ‘Ja’ tegen jou een ‘Nee’ tegen iets anders is, en andersom. Wordt jouw vraag afgewezen? Accepteer deze dan ook. Het talent heeft in veel gevallen jouw verzoek afgewogen tegen de volledige planning ten opzichte van de prioriteiten.